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¿Cómo conseguir la mejor reunión de trabajo?

martes, 20 de agosto de 2019

Las reuniones dentro de una empresa, sean del tipo que sean, son muy importantes. Constituyen un medio a través del cual se establece una relación de reciprocidad entre los empleados que forman parte de la compañía y la dirección. A la hora de desempeñar el trabajo es imprescindible gestionar bien el tiempo y, por tanto, optimizar al máximo el período que se le asigna a estas reuniones puede ser clave.


Algunos de los consejos para organizar la mejor reunión son:


- Definir de forma previa los objetivos. Si no se tiene claro cuál es el motivo de la reunión, al final no servirá para aclarar ningún aspecto y se destinará más tiempo del necesario para concluirla.


- Organizar bien los contenidos que se van a tratar antes de comenzarla. Es muy importante establecer un orden de temas para saber qué guía hay que ir siguiendo y, así, no se olvidará ningún punto a tratar y se aprovechará al máximo la reunión.


- Informar antes del encuentro acerca de los puntos que se van a discutir para que todos los asistentes se adentren en la situación de forma previa. Si no se informa antes de comenzarla, es más difícil que todos se integren al mismo tiempo y no se generan los mismos comentarios y opiniones, propuestas...


- Tener claro quién debe estar presente y quién no. En muchas compañías convocan a gran parte de la plantilla sin necesidad. Incluir a personas cuyos intereses o puestos de trabajo no están influidos por los temas a comentar en la reunión, puede ralentizar el transcurso de la misma.


- Contar con un coordinador que sepa disolver las distracciones. A veces puede ocurrir que se desvíe el tema que se está tratando para hablar de otros aspectos que no son de interés y que no favorecen el desarrollo de la reunión. Por eso, es bueno contar con alguien que sepa redirigir la conversación.


- Elegir un ambiente idóneo para realizarla que no cuente con puntos de distracción y en los que se encuentren los materiales necesarios y las tecnologías suficientes.


- Saber escuchar todos los puntos de vista y resolver dudas para que el encuentro sea totalmente productivo. Es importante que todos los participantes expongan su opinión acerca de los temas abordados y que tengan opción de proponer mejoras y propuestas.


- Elaborar un informe posterior a la reunión y enviarlo a los asistentes para que puedan reflexionar acerca de lo visto anteriormente y que queden reflejados para la posterioridad los contenidos discutidos.


Ser capaces de disfrutar de reuniones exitosas es posible siempre y cuando se sigan estos pasos y se estructuren de forma correcta. Poder hacer de las reuniones un encuentro eficiente y resolutivo lleva consigo muchas ventajas que influyen positivamente sobre el negocio.

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